De notaris heeft op grond van de wet geheimhoudingsplicht. Dit ambtsgeheim van de notaris geldt voor alle informatie van en over de cliënt die de notaris in zijn functie krijgt. Het ambtsgeheim strekt zich uit over de hele dienstverlening van de notaris en geldt ongeacht of een notariële akte wordt opgesteld, of dat slechts advies wordt gegeven. Ook in een juridische procedure mag een notaris zijn geheimen niet prijsgeven. Hij mag zich tegenover een rechter verschonen van het afleggen van een getuigenverklaring voor zover hij daarmee vertrouwelijke informatie zou moeten onthullen van zijn cliënt. Deze geheimhouding is enkel ingeperkt door de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT). Notarissen hebben op grond van de WWFT de plicht om ongebruikelijke transacties waarbij sprake is van een vermoeden van witwassen en/of financieren van terrorisme, een melding te doen bij de Financial Intelligence Unit (FIU).

Om aan te sluiten bij de inleiding zal ik aan de hand van een praktijkvoorbeeld over ondernemers proberen aan te geven hoe belangrijk de rol van de notaris als vertrouwenspersoon en sparringpartner kan zijn voor een cliënt.

Je kunt je misschien een voorstelling maken van een onderneming met 2 aandeelhouders waarbij de relatie tussen de aandeelhouders op een gegeven moment vertroebelt of waarbij een geschil ontstaat tussen de aandeelhouders. De redenen hiervoor kunnen heel divers zijn: een ander inzicht over leiderschap, persoonlijke karaktereigenschappen die botsen of bijvoorbeeld een specifiek geval als het ontslag van een bepaalde medewerker. In dit soort gevallen kun je niet altijd alles bespreken met je compagnon omdat het te gevoelig ligt. De notaris kan dan als ideale sparringpartner fungeren. Je kunt problemen met hem of haar bespreken en overleggen hoe om te gaan met de situatie. Als medeondernemer loopt de notaris ook tegen problemen aan die iedere andere ondernemer tegenkomt en hij heeft daarbij vaak ook al andere ondernemers in soortgelijke situaties vooruitgeholpen. Een goed gesprek kan dan zorgen voor nieuwe inzichten waardoor je weer vooruit kunt. Bovendien kan de notaris wanneer jullie er samen niet meer uitkomen fungeren als mediator, waardoor toch tot een goede oplossing kan worden gekomen voor het geschil.

De rol als vertrouwenspersoon van een cliënt kun je natuurlijk alleen op je nemen als je dichtbij je cliënten staat. Bij Marks Wachters notarissen is dit dan ook een van onze speerpunten. We proberen betrokken te zijn en een cliënt die zich verbindt aan ons kantoor echt te leren kennen. We investeren daarom ook graag in een goede bespreking met de cliënt en vinden contactmomenten erg belangrijk. Cliënten kunnen ons dan ook altijd bellen als ze met een probleem zitten. De drempel om contact op te nemen met de notaris moet wat ons betreft zo laag mogelijk zijn.